三つの役割
| 書類 | 主な目的 | 確認する相手との合意 |
|---|---|---|
| 見積書 | 作業・商品と金額の条件を示す | 範囲、納期、有効期限、追加費用 |
| 納品書 | 何を届けたかを明らかにする | 数量、納品日、対象案件 |
| 請求書 | 支払いを依頼する | 金額、締日、支払期限、支払方法 |
全ての取引で必ずこの順に三書類を出すとは限りません。契約や相手の事務手順に合わせます。契約成立や検収の法的判断を、書類名だけで決めないでください。
同じ案件を同じ番号で追う
案件番号と書類番号を関連付け、宛名・明細を再入力する回数を減らします。例えば案件Aの見積から納品・請求へ移すときは、変更された数量や追加作業がないかを確認します。自動変換できても確認が不要になるわけではありません。
変更があった場合
金額や作業範囲の変更を元の書類へ黙って上書きすると、相手の保管版と食い違います。版番号や発行日、変更内容を残し、合意した内容がどれかを分かるようにします。取消・返品がある場合はサービスの訂正手順と必要な書類を確認してください。
保存先を分散させない
メール、パソコン、クラウドに別々の最終版がある状態を避けます。取引先・日付・金額から検索できるルールを決め、電子で授受した書類は電子取引の保存要件も確認します。便利なファイル名だけで法令上の保存要件を全て満たすとは限りません。
公式情報と確認日
情報確認日：2026年9月25日。サービスの料金・機能・契約条件、制度の適用要件は変更される場合があります。最新情報は次の公式ページで確認してください。