結論：事実は自分で用意し、文章化をAIに頼みます。
日付や約束を勝手に補わないように指定し、送信前に確認しましょう。
先に用意する4つの情報
- 誰に送るか：社内、取引先、初めての相手など
- 目的：依頼、お礼、日程調整など
- 必ず伝える事実：日時、期限、要件
- 文体と長さ：丁寧、簡潔、200文字程度など
そのまま使える依頼例
取引先への打ち合わせのお礼メールを作成してください。 相手：初めて打ち合わせをした方 要点：時間をいただいたお礼、資料を後日共有する予定 条件：丁寧で簡潔に。件名も付ける。 日付、会社名、氏名、資料の送付期限は創作せず［ ］にする。
手直しで文体を合わせる
硬ければ「丁寧さは保ち、自然な表現に」、長ければ「要点は残して半分に」と続けます。自分が普段使わない表現は置き換えましょう。
送信前チェック
- 宛名と敬称は正しいか
- 日付、時刻、添付ファイルは合っているか
- 実際には約束していない内容が入っていないか
- ［ ］の仮置きが残っていないか
AIにメールを自動送信させる必要はありません。下書きを自分のメールソフトに移し、内容を確認してから送る方法で始められます。
架空のお礼メールで試した例も参考にしてください。