いきなり紙台帳をやめない
移行で重要なのは新しい画面に慣れることだけではありません。どちらの台帳が正しいかを全員が判断できるようにすることです。紙とWebの両方で空きを判断する期間が長いと、入力のタイミングによって二重予約が起きます。
ここでは小規模店舗向けの一般的な移行案を示します。各サービスの一括取り込み機能や対応形式を保証する手順ではありません。
最初に整理する情報
| 情報 | 整理の方法 |
|---|---|
| 今後の予約 | 日時、メニュー、担当、連絡先、支払状態を揃える |
| メニュー | 所要時間、準備・片付け時間、価格、対象者を決める |
| 営業時間 | 通常営業、休憩、臨時休業、受付締切を分ける |
| 顧客情報 | 必要な項目と不要な古い記録を分ける |
古い紙台帳をすべて入力することから始める必要はありません。今後の予約を優先し、過去の顧客記録は利用目的と保存の必要性を見直して別工程にします。
移行を5段階に分ける
1. 一つのメニューで設定する
例外の少ないメニューを選び、所要時間と休憩を設定します。複数のメニューを一度に作るより、受付が想定どおりか確認しやすくなります。
2. 予約者側の画面を確認する
スマホで日付選択、入力、確定通知、変更・取消まで確認します。デモや非公開の確認方法はサービスに従い、他人の個人情報をテストに使わないでください。
3. 既存予約を登録する
切替日以降の予約を入力し、紙との突き合わせを行います。予約数だけでなく日時・担当・状態を照合します。既存顧客へ自動通知が送られるかは入力前に確認します。
4. 正式な台帳を一つにする
「○日からWeb側を正とする」と決め、電話予約もそこへ登録します。紙を残す場合は閲覧用と明示し、新規予約を紙だけに書かないルールにします。
5. 案内先を切り替える
ホームページ、SNS、店頭カード、留守番電話などの案内を確認します。古い受付URLが残ると窓口が増えてしまいます。
移行初週の確認表
- 営業前：既存予約・当日追加・臨時休業にずれがないか
- 営業中：電話で受けた予約が入力済みか
- 営業後：変更・取消が元予約に反映されたか
最初の数日は確認担当を決め、困った操作を短い手順書に追記します。全員が自己流で処理するより、例外を一か所に集めた方が改善しやすくなります。
うまくいかないときの戻し方
障害時は新規受付を一時停止できるか、連絡先をどう案内するかを事前に決めます。紙へ戻す場合も、その間の新規・変更を記録する用紙を一つに絞り、復旧後の照合担当を決めてください。退会や元データの削除は、移行内容を確認し終わってから検討します。