問い合わせフォームを公開する前の確認リスト

フォームは『表示される』だけでは完成しない

入力欄が見えていても、通知先が間違っていると問い合わせを受け取れません。送信、受信、自動返信、担当者の対応までを一つの流れとして確認します。テストには事前に決めた確認用データを使い、他人のメールアドレスを勝手に入力しないでください。

公開前に試す8項目

項目を増やしすぎない

最初の相談に必要な情報を絞ります。名前、返信先、相談内容などから始め、住所や電話が必要なら理由を明記します。機密情報、認証情報、不要な個人情報を送らないよう注意を添えるとよいでしょう。

『受付』と『確定』を分ける

問い合わせや予約希望の送信だけで、サービス提供や予約が確定しない場合は、完了画面にもその旨を案内します。返信目安を決める際は、実際に対応できる営業時間や休業日を考慮してください。守れない即日返信を約束する必要はありません。

受信できない場合

宛先設定、迷惑メールフォルダー、サービス側の送信履歴など、使っている仕組みに応じて確認します。完了画面が表示されたことだけで、最終受信まで成功したと判断しないでください。

受け取った情報の管理

対応担当者を限定し、保存場所と不要になった情報の扱いを決めます。プライバシーに関する説明は実際の運用と合わせます。利用するフォームサービスが情報をどこへ送るかも確認してください。

公開後も定期的に確認する

宛先変更、担当者交代、フォームの更新、迷惑送信対策の変更後は再確認します。確認日と担当者、結果を短く残すと、問題が起きたときに直前の変更を追いやすくなります。代替の連絡方法を用意する場合も、常に対応できる窓口だけを掲載します。